Zatvarate firmu ili selite kancelariju? Šta da radite sa opremom i poslovnim prostorom

Gašenje firme, spajanje sa drugom kompanijom ili prelazak na rad od kuće donose niz praktičnih pitanja. Jedno od najvećih je šta uraditi sa imovinom koja je godinama služila poslovanju: računarima, monitorima, kancelarijskim stolicama, ali i poslovnim prostorom ili placem na kome je firma planirala da gradi. Vlasnici malih i srednjih preduzeća često ovaj deo posla ostave za kraj, a upravo tu se gubi najviše novca.

Imovina firme je kapital, a ne teret

Kada firma prestaje sa radom ili smanjuje obim poslovanja, prvi impuls je da se kancelarija što pre isprazni. Oprema se često poklanja zaposlenima, nosi u podrum ili prodaje „na brzinu” prvom zainteresovanom. Ipak, kancelarija sa deset ili dvadeset radnih mesta krije značajnu vrednost:

• desktop računare i laptopove,
• monitore, često po dva po radnom mestu,
• servere, mrežnu opremu i diskove,
• ergonomske kancelarijske stolice premium proizvođača,
• televizore i opremu za sale za sastanke.

Kada se sve sabere, reč je o sumi koja može da pokrije deo troškova zatvaranja firme, otpremnine ili otplatu obaveza prema dobavljačima.

Računari i monitori: brzina je presudna

Računarska oprema gubi vrednost brže od gotovo bilo koje druge imovine firme. Računar kupljen pre dve godine danas vredi znatno manje nego tada, a za još godinu dana vredeće još manje. Zato je pametno da se oprema proda dok je još aktuelna.

Prodaja pojedinačnih računara preko oglasa za firmu je nepraktična. Neko mora da fotografiše opremu, odgovara na pozive, dogovara susrete i izdaje dokumentaciju za svaki prodati komad. Mnogo jednostavnije je da se cela oprema proda odjednom. Specijalizovani otkup računarske opreme i kancelarijskih stolica omogućava da se ponuda dobije na osnovu spiska modela i fotografija, a računari, komponente, monitori i stolice preuzmu u jednom dolasku. Posebno su tražene ergonomske stolice poznatih proizvođača poput Herman Miller i Steelcase, koje zadržavaju vrednost mnogo bolje od običnog kancelarijskog nameštaja.

Ne zaboravite na podatke

Najveći rizik pri prodaji poslovnih računara nije niska cena, već podaci. Na diskovima se mogu nalaziti podaci o klijentima, ugovori, finansijski izveštaji, lozinke i interna prepiska. Njihovo curenje može da napravi ozbiljne pravne i reputacione probleme, čak i kada firma više ne posluje, naročito kada je reč o ličnim podacima koji su zaštićeni zakonom.

Zato pre prodaje:

1. Napravite arhivu podataka koje firma mora da čuva u skladu sa zakonom, poput knjigovodstvene dokumentacije.
2. Odjavite uređaje sa poslovnih naloga, domena i sistema za upravljanje uređajima.
3. Bezbedno obrišite diskove posebnim alatima, jer obično brisanje fajlova nije dovoljno.
4. Ako niste sigurni, izvadite diskove i zadržite ih ili ih uništite, a prodajte računare bez njih.

Poslovni prostor, magacin ili plac

Kod firmi koje poseduju nekretnine, pitanje je još ozbiljnije. Poslovni prostor, magacin, garaža ili plac kupljen za buduće širenje mogu da budu najvredniji deo imovine. Ako firma više nema potrebu za njima, postoje tri opcije: izdavanje, klasična prodaja ili direktan otkup.

Izdavanje donosi redovan prihod, ali podrazumeva upravljanje zakupcima, održavanje i administraciju, što nema smisla ako se firma gasi. Klasična prodaja poslovnog prostora može da traje mesecima, jer je krug kupaca uži nego kod stanova. Zato mnogi vlasnici biraju otkup nekretnina bez posrednika, gde se posle provere papirologije i razgledanja dobija pisana ponuda, a ugovor se zaključuje kod javnog beležnika. Kod firmi koje su u postupku stečaja ili likvidacije, ovakav pristup je često i najrealniji način da se imovina unovči u razumnom roku.

Dokumentacija i knjigovodstvo

Prodaja imovine firme mora biti propisno dokumentovana. Za svaku prodaju potreban je račun ili ugovor, a u poslovnim knjigama se mora evidentirati otuđenje osnovnih sredstava. Kod nekretnina je, pored ugovora, potrebno proveriti i list nepokretnosti, eventualne terete i usklađenost sa planskom dokumentacijom.

Pre nego što krenete u prodaju, posavetujte se sa knjigovođom. On će vam reći kako se prodaja evidentira, kakve su poreske posledice i kojim redosledom je najbolje prodavati imovinu, posebno ako je firma u likvidaciji.

Plan umesto improvizacije

Najbolji rezultati se postižu kada se zatvaranje firme ili selidba kancelarije planira unapred. Napravite inventar sve opreme sa modelima i godinom kupovine. Odvojite opremu koju zadržavate, opremu za zaposlene i opremu za prodaju. Za nekretnine na vreme pripremite dokumentaciju i proverite tržišnu vrednost.

Zatvaranje firme nije lak trenutak, ali ne mora da znači i finansijski gubitak. Imovina koja je godinama služila poslovanju može da obezbedi sigurniji kraj jedne priče, ili kapital za početak sledeće.